Publication Details

PEMBANGUNAN SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL UNTUK PUSAT KAJIAN LEMBANGAN SUNGAI, INSTITUT PENYELIDIKAN AIR KEBANGSAAN MALAYSIA (NAHRIM)

Sistem pengurusan dokumen secara konvensional dilakukan dengan menggunakan fail dimana semua dokumen dan surat yang berkaitan akan disimpan dan disusun secara sistematik dalam sebuah fail. Kepentingan untuk menggunakan sebuah sistem pengurusan dokumen adalah seperti berikut: i. Merekod dan menyimpan semua dokumen yang penting ii. Meningkatkan keberkesanan proses carian atau rujukan iii. Menambah kecekapan dan melancarkan proses pengurusan maklumat Namun, sistem pengurusan dokumen secara konvensional ini terdapat kelemahan seperti apabila terlalu banyak dokumen dan surat yang disimpan dalam sesebuah fail, ia akan menyukarkan proses carian dan akan mengambil masa yang lama untuk mendapat dokumen tersebut. Selain itu, ia memerlukan ruang yang besar bagi menyimpan fail-fail. Dengan teknologi terkini dan dunia sekarang ke arah digital, sistem pengurusan dokumen secara konvensional ini perlu berhijrah kepada sistem digital di mana semua dokumen dan surat disimpan dan diuruskan secara digital dan atas talian. Antara kelebihan menggunakan sistem digital adalah seperti berikut: i. Menyediakan pengurusan rekod secara efisien dan sistematik. ii. Memudahkan capaian dan proses pencarian maklumat secara cekap dan pantas iii. Membolehkan rekod digital (softcopy) dan fizikal (hardcopy-diimbas terlebih dahulu) disimpan dan diselenggara secara elektronik iv. Mengoptimumkan ruang storan di pelayan (server) dan dapat mengurangkan simpanan fail secara berlebihan (redundant files) Oleh kerana itu, pembangunan sistem pengurusan dokumen digital adalah perlu dan penting pada masa kini bagi menambahbaik cara kerja pengurusan dokumen, meningkatkan keberkesanan dan kecekapan pengurusan dokumen.